Katalogisering för släktföreningen
1.04-30.06.2021
Mitt syfte var att skapa en sökbar katalog med information om böcker som bevaras i Raseborgs släkt- och bygdeforskares forskarutrymme. Jag har sammanställt katalogen på förslag av Anita Valtonen, ordförande för föreningen. Föreningens bibliotek hade inte något system som kunde användas för att mata in uppgifter och forma bibliografiska poster. Därför har jag skapat katalogen utgående från de möjligheter som erbjöds och med hänsyn till den uppställning av böcker som redan fanns i biblioteket. Jag har valt att beskriva alla böcker, förteckna dem systematiskt och spara förteckningen som en pdf fil.
För närvarande finns det drygt 1600 poster i katalogen. Posterna är indelade i sjutton avdelningar, av vilka några har underavdelningar. Avdelningarnas numrering motsvarar inte något klassifikationssystem, det är bara bibliotekets interna klassifikation. Antalet posterna kan förändras om nya böcker läggs till katalogen eller onödiga böcker avskrivs ur katalogen. Varje enskild post, som beskriver en bok, innehåller tre obligatoriska element: bibliografisk beskrivning, ämnesord och hyllkod. Posten kan kompletteras med ytterligare information, såsom utdrag ur en innehållsförteckning eller länk till fulltext på Internet.
En bibliografisk beskrivning ligger till grund för en post. Den utformas enligt vissa regler. Reglerna fastställer bland annat en inre ordningsföljd av element, samt skiljetecken och förkortningar som används. Bibliografiska beskrivningar består av följande avsnitt: titel och upphov, upplaga, utgivning, fysisk beskrivning, serie, anmärkningar. Bokens titel visas som fet text i katalogen, upphovsuppgifter kan finnas såväl ovanför titeln som efter snedstreck beroende på antal författare. Uppgifter om upplaga kan saknas för att de anges bara för andra och efterföljande upplagor. Uppgifter om utgivning består av utgivningsort, förlagsnamn och utgivningsår. Avsnittet för fysisk beskrivning innehåller information om antal sidor, blad eller spalter. Serieuppgifter sätts inom rundparentes och innehåller serietitel och publikationens nummer. I avsnittet för anmärkningar anges till exempel pärm- eller ryggtitel om de avviker från titeln på titelsidan.
Antalet ämnesord är inte så omfattande som vi tänkte göra först. Jag hade begränsad tid och kunde inte ägna mycket tid åt dem. Jag tror att föreningens medlemmar själva skulle kunna delta i ämnesordsindexering genom att lägga till sina egna ämnesord till de böcker som de har läst. I den katalogen som vi har nu tyder det första ämnesordet i varje post på den avdelning som boken hör till. Hyllkoden består av tre element. Den första siffran inom parentes visar hyllnummer. Den andra visar avdelningsnummer och kan bestå antingen av två siffror för avdelningar eller av fyra siffror för underavdelningar. Det tredje elementet är en kombination av en bokstav och två siffror. Med hjälp av detta element kan böckerna lätt ordnas alfabetiskt.